Politique de confidentialité générale d’Avexxens
ARTICLE 1 : AVANT-PROPOS
Le RGPD et vous…
La protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures. La politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), applicable depuis le 25 mai 2018 et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Ainsi, la présente politique de protection des données a pour but de vous présenter :
- Le responsable de traitement des données à caractère personnel
- La manière dont sont collectées et traitées vos données. Une donnée personnelle est une donnée permettant d’identifier une personne physique.
- Vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles
- Les destinataires à qui vos données sont transmises
- La politique du site en matière de gestion des cookies
Cette politique de confidentialité est complémentaire aux mentions légales présentes sur le site internet.
ARTICLE 2 : LEXIQUE
Promis, vous allez nous comprendre !
Une Donnée à caractère personnel (ou Donnée Personnelle) est toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex., le nom et le prénom) ou indirectement (ex., les cookies).
Un Traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d'opérations (automatisées ou non) appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, comme par exemple : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la transmission de données (…)
Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements.
Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sous ses instructions.
ARTICLE 3 : PRINCIPES GENERAUX
Des obligations juridiques, nous en avons !
Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :
- Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le traitement des données personnelles ne peut reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime)
- Finalités limitées : la collecte et le traitement des données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis
- Minimisation de la collecte et du traitement de données : seules les données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées
- Conservation des données limitée dans le temps : le responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les données personnelles traitées
- Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.
ARTICLE 4 : RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET SOUS-TRAITANT
Nous sommes responsables des données confiées !
En tant que responsable de traitement, AVEXXENSs’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles.
En tant que sous-traitant, AVVEXENS s’engage à traiter les données à caractère personnel du client qu’autant que cela s’avère nécessaire pour l’exécution du contrat conclu. AVEXXENS s’engage à suivre les instructions écrites du client, conformément à l’article 28 du RGPD.
ARTICLE 5 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTEES ET TRAITEES : QUELLES DONNEES ?
Que savons-nous sur vous ?
Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires à la réalisation de nos missions. Ainsi, dans le cadre de nos missions, AVEXXENS est susceptible de collecter et traiter les informations suivantes :
- Identité : Nom, prénom, âge sexe, régime matrimonial
- Vie personnelle : Adresse, enfants, n° téléphone, mail, imposition, situation patrimoniale
- Vie professionnelle : Qualification, emploi, lieu de travail, diplôme, mail, n° téléphone
- Informations économiques : Salaire, RIB, données bancaires
- Données de connexion : Identifiants et mots de passe
- Données sensibles : Santé, n° SS, attestation en rapport au casier judiciaire
- Internet : Adresse IP
Dans le cadre de la gestion de la relation client et de sa mission de commissaire aux comptes, AVEXXENS agit à ce titre, en tant que responsable de traitement. Afin de réaliser ces missions, AVEXXENS collecte des données détaillées ci-dessus.
Dans le cadre de sa mission d’expertise comptable, sociale, juridique et de fiscalité personnelle, AVEXXENS agit à ce titre, en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients. Afin de réaliser ces missions, AVEXXENS peut être amené à avoir connaissance, en plus des données mentionnées ci-dessus, de données sensibles de personnes vulnérables (salariés ou dirigeant) comme des données de santé (maladies), des données de handicap, le numéro de sécurité sociale et des données relatives aux condamnations pénales (casier judiciaire).
Conscients du niveau de sensibilité de ces informations, nous avons à cœur de vous garantir un niveau maximum de confidentialité, ainsi qu’un engagement dans le respect de nos obligations légales et règlementaires. Toutes les données collectées sont ainsi strictement nécessaires à la réalisation de la mission que vous nous avez confiée.
ARTICLE 6 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTEES ET TRAITEES : POUR QUELLES RAISONS ?
Nous tenons à vous expliquer !
Dans l’ensemble de ces situations, AVEXXENS agit en qualité de « Responsable de traitement » au sens du RGPD.
| GESTION INTERNE DE LA RELATION CLIENT | |||||
| DONNEES COLLECTEES | RAISONS DE LA COLLECTE | FONDEMENT JURIDIQUE | DUREES DE CONSERVATION | ||
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Nous utilisons ces données afin de :
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Exécution d’un contrat |
Conservation le temps de la relation commerciale. Conservation selon les délais de prescription et de responsabilité de l’expert-comptable à la fin de la relation. Conservation des pièces comptables selon les mêmes délais. |
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Intérêt légitime | ||||
| COMMISSAIRE AUX COMPTES | |||
| DONNEES COLLECTEES | RAISONS DE LA COLLECTE | FONDEMENT JURIDIQUE | DUREES DE CONSERVATION |
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Nous utilisons ces données afin de réaliser nos missions de commissariat aux comptes :
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Obligation légale | Conservation pendant 10 ans |
Dans le cadre de nos lettres de missions (comptabilité, sociale et juridique), AVEXXENS agit en qualité de « sous-traitant », pour le compte de ses clients :
| GESTION DES CLIENTS DANS LE CADRE DE NOS LETTRES DE MISSION | |||
| DONNEES COLLECTEES | RAISONS DE LA COLLECTE | FONDEMENT JURIDIQUE | DUREE DE CONSERVATION |
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Exécution de la lettre de mission |
Conservation durant la lettre de mission Conservation selon les délais de prescription et de responsabilité de l’expert-comptable à la fin de la relation. |
|
Obligations légales | Conservation des pièces comptables selon les mêmes délais. | |
En tant que sous-traitant, AVEXXENS vous permet de respecter vos obligations dans la mesure où toutes nos lettres de missions ont inclus la dimension RGPD et plus particulièrement intègrent la clause de sous-traitance recommandée par la CNIL. Nous vous informons que nos lettres de missions sont à jour de la nouvelle règlementation. Si vous n’avez pas reçu votre avenant RGPD, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées figurent à l’article 8.2 de la présente politique de protection des données.
ARTICLE 7 : DONNEES A CARACTERE PERSONNEL : QUI A ACCES A VOS DONNEES PERSONNELLES ?
On ne les transmet pas à n’importe qui !
AVEXXENS s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés tels que l’administration des impôts, des douanes ou de l’économie, l’administration de la justice, de la police et de la gendarmerie ou encore l’administration de l’action sociale et autorités sanitaires.
AVEXXENS peut, éventuellement, transmettre vos données personnelles à des sous-traitants tels que :
- MINI MICRO, filiale du Groupe pour la gestion des paies
- Ainsi qu’à des logiciels métiers en mode SAAS, tels que Agrume, Hexacoop, Impalact, My Fides, Quick Books, Rca, Receipt Bank, Silae, Waibi, Zendesk (liste non exhaustive)
Par définition, notre hébergeur informatique LINK OFFICE a accès à nos données, en tant que prestataire informatique.
Le recours à ces prestataires est nécessaire à la bonne réalisation de nos services. Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée.
En dehors des cas de sous-traitance et de l’utilisation de logiciels métier, AVEXXENS s’engage à ne pas transmettre vos données personnelles, à des tiers ou à des organismes externes, sans votre accord express.
AVEXXENS ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des tiers non autorisés.
AVEXXENS n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine.
ARTICLE 8 : VOS DROITS
Vous avez toutes les cartes en main !
8.1 Vos droits
Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
| DROIT D'ACCES | DROIT DE RECTIFICATION | DROIT D'OPPOSITION | DROIT A LA LIMITATION | DROIT DE SUPPRESSION | DROIT A LA PORTABILITE | MORT NUMERIQUE |
| Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données personnelles que nous détenons sur vous. | Si vous remarquez une erreur, un oubli ou une ambiguïté dans vos données personnelles, vous pouvez formuler une demande afin de compléter ou de procéder à une correction, ou une clarification de vos informations personnelles. | Vous conservez, à tout moment, le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par notre entreprise en ce qui concerne les traitements de vos données. | Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions. | Vous pouvez également nous demander la suppression de vos données personnelles. | Vous avez le droit de recevoir les données vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que nous transmettions vos données personnelles à un autre organisme. | Vous pouvez, décider du devenir de vos données personnelles numériques après votre décès. |
8.2 Le DPO
AVEXXENS a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPD). Ainsi, pour pouvoir exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPD) à l’adresse suivante :
OPTIMEX DATA
Coordonnées : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Numéro de téléphone : 09.71.16.15.42
ou
AVEXXENS
2 rue de la Renaissance
92160 ANTONY
8.3 La réclamation auprès de la CNIL
Vous pouvez à tout moment, introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente à savoir la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en suivant le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
ARTICLE 9 : LES MESURES DE SECURITE
Vous nous confiez vos données, nous en prenons soin !
AVEXXENS se préoccupe de la sécurité des données personnelles qu’il s’engage à traiter de manière sécurisée et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.
AVEXXENS a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements.
Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements, AVEXXENS a mis en place :
- Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et services de traitement
- Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique
L’obligation de sécurité reste toutefois une obligation de moyen c’est-à-dire que nous mettons tout en œuvre pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.
L’ensemble des personnes ayant accès à vos données personnelles a été sensibilisé aux bonnes pratiques en matière de protection des données. Elles sont tenues par une obligation de confidentialité, et s’exposent en cas de non-respect de cette disposition à des sanctions disciplinaires.
ARTICLE 10 : LES TRANSFERTS DE DONNEES HORS UNION EUROPEENNE
Un voyage bien organisé !
Dans le cadre de notre activité et pour la gestion de vos demandes, nous ne sommes pas amenés à transférer directement vos données en dehors de l’Union Européenne.
Toutefois, en cas de transmission de vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne, nous nous assurerons que ces pays garantissent un niveau de protection des données suffisant et approprié.
Nous nous engageons à vous informer en amont de la possibilité d’effectuer des transferts de données hors Union Européenne et ainsi, nous vous communiquerons les garanties mises en place pour assurer un niveau de protection suffisant et approprié.
ARTICLE 11 : LES COOKIES
Vous avez le choix entre manger des cookies ou vous mettre au régime
Comme sur la plupart des sites internet, notre site internet utilise des cookies qui peuvent être classés dans une seule catégorie :
- STRICTEMENT NECESSAIRES : Ces cookies sont essentiels pour vous permettre de naviguer sur nos sites Internet et utiliser ses fonctionnalités.
Si vous souhaitez limiter vos traces, il est recommandé de les refuser par défaut via le bandeau de gestion des cookies que nous avons mis en place sur notre site internet.
Vous trouverez également dans notre politique des cookies la procédure à suivre pour accepter, personnaliser ou refuser les cookies en exprimant votre choix à l’aide du bandeau qui apparaît en bas de votre écran.
ARTICLE 12 : MISE A JOUR DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES
Vous tenez le bon bout, c’est bientôt la fin de la lecture !
La présente politique de protection des données personnelles peut être amenée à évoluer.
La dernière mise à jour a été effectuée le 1er janvier 2021.